Tukihakemukset käsitellään Potna-Pekka-säätiön kokouksessa maalis-huhtikuun ja syys-lokakuun aikana. Säätiö antaa päätökset hakemuksista toukokuun ja joulukuun loppuun mennessä. Tuen saaja sitoutuu pitämään säätiön määrittelemää kirjanpitoa avustuskohteen kustannuksista sekä antamaan taloudelliset ja muut vaadittavat selvitykset liittyen tukihankkeeseen. Avustuksen viimeinen erä maksetaan loppuraportin perusteella, josta selviää toteutuneet kustannukset ja muut vaadittavat selvitykset.
Avustusta haetaan sivuilla olevilla lomakkeilla. Hakemukset lähetetään pääsääntöisesti sähköpostilla osoitteeseen info(at)potna-pekka-saatio.fi tai postitse yhteystiedoista löytyvään osoitteeseen.
Tuen hakija sitoutuu noudattamaan Potna-Pekka-säätiön sääntöjen määrittelemiä ehtoja myönnetyn tuen käytössä.