Valikko Sulje

Tietosuojaseloste

Icon

Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Potna-Pekka-säätiö sr
Y-tunnus: 0794845-1
Kotipaikka: Oulu

Postiosoite:
c/o Juha Willberg
Uusikatu 47 B 54, 90120 Oulu
Sähköposti: asiamies@potna-pekka-saatio.fi
puh. 050 3390989

Säätiö myöntää tarkoituksensa toteuttamiseksi apurahoja, avustuksia ja stipendejä, tässä tietosuojaselosteessa jäljempänä yhteisesti ”avustus”, sekä harjoittaa osana sijoitustoimintaansa asuntojen ja liiketilojen vuokraustoimintaa.

 

2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Säätiön asiamies Juha Willberg
puh. 050 3390989

 

3. Rekisterit

Säätiössä rekisteröidään tiedot avustusten hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan sekä vuokra-asuntohakemuksiin ja –sopimuksiin mahdollisine liitteineen liittyvät tiedot.
Avustushakemusten tiedot ovat säätiön omien rekistereiden lisäksi säätiön pöytäkirjojen liitteinä säätiön käyttämässä tilitoimistossa, jossa on myös tiedot avustusten maksatuksesta.
Vuokraustoimintaan liittyvät hakemukset ja sopimukset ovat myös säätiön vuokravälitystoimintaa hoitavassa yhtiössä.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötiedot saadaan henkilöiden omien hakemusten kautta.
Henkilötiedot on välttämätön edellytys avustusten myöntämiseksi sekä avustusten käytön seuraamiseksi ja siten säätiön toiminnan tarkoituksen toteuttamiseksi.
Vuokraustoiminnassa henkilötiedot kerätään, jotta kyetään varmistamaan vuokralaisen henkilöllisyys ja arvioimaan vuokralaisen maksukyky sekä huoneiston asianmukainen hoito ja käyttö.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Säännönmukaiset tiedot avustusten hakijasta ovat: Etu- ja sukunimi, syntymäaika, Y-tunnus, kotipaikka, oppiarvo, yhteystiedot, ammatti, hakijan hakemuksessaan ilmoittamat tiedot, hakemuksen liitetiedot sekä vuokraajaehdokkaasta lisäksi henkilötunnus ja työpaikka.
Avustusten maksatustiedot: säätiön hallituksen päätös tuen myöntämisestä ja summasta, henkilötunnus, maksupäivä, kirjanpidon tositenumero. Avustusten osalta henkilötunnus taltioidaan säätiön oikeusturvan varmistamiseksi. Viranomaisten lakisääteisistä vaatimuksista johtuen säätiön on varmistettava avustusten saajien henkilöllisyys ilmoituksia annettaessa.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisesti tiedot saadaan avustusten hakijoilta heidän itsensä jättämästä hakemuksesta tai heidän suostumuksellaan muilta tahoilta tai julkisista yhteisöjen verkkopalveluista.
Vuokraajaehdokkaiden tiedot saadaan heidän itsensä allekirjoittamasta hakemuksesta. Vuokraajaehdokkaan luottotiedot tarkistetaan julkisesta luottotietorekisteristä hänen itsensä antaman suostumuksen perusteella.

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään siirretä kolmansille osapuolille ilman hakijan suostumusta.
Myönnetyt avustukset julkaistaan säätiön toimintakertomuksessa sekä säätiön kotisivuilla.
Tiedot avustuksista ilmoitetaan Verohallinnolle. Viranomaisille tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietojen luovutus tapahtuu vain lakisääteisten edellytysten täyttyessä.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Myönnettyjen avustusten hakemukset ja päättyneen vuokrasopimuksen rekisteritiedot säilytetään enintään 10 vuotta. Evätyt hakemukset säilytetään enintään 2 vuotta hakemuksen käsittelystä.
Rekisterin tietoja käsittelevät vain säätiön hallituksen jäsenet ja asiamies.
Tietojärjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Hakemusten verkkopalveluyhteys on suojattu SSL- salauksella.
Säätiö edellyttää, että säätiön käyttämällä tilitoimistolla ja vuokravälitysyhtiöllä on lain vaatimat tietosuojaselosteet henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteritietojen suojaukseen.

 

9. Tarkastusoikeus

Avustusten hakijoilla on oikeus tarkistaa rekisterissä olevat omat tietonsa. Tarkastus on maksuton kerran 12 kuukauden jaksossa.
Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, joka lähetetään säätiön postiosoitteeseen.

 

10. Rekisterissä olevien tietojen korjaaminen

Avustusten hakijoilla on oikeus vaatia tietojensa korjaamista lähettämällä vaatimus kirjallisesti ja yksilöidysti säätiön postiosoitteeseen.

 

11. Muut henkilötietoihin liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30 §:n pykälän mukaan ”Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.
Säätiömme ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.